Elément essentiel de la réussite du travail collaboratif, la communication interne demeure indispensable à la conduite de projets. Il s’agit d’un facteur essentiel à la créativité, à l’échange d’idées et à l’innovation. En effet, pour permettre à chacun de mettre à profit ses compétences, son savoir-faire, il est primordial de mettre en place une excellente communication au sein du groupe, sans laquelle l’objectif ne pourra être atteint.
La communication a de multiples bienfaits sur votre équipe : elle permet d’éviter les conflits, de résoudre les problèmes efficacement, d’apaiser d’éventuelles tensions, ce qui induira une ambiance favorable à une conduite efficace de vos projets.
Il s’agit de transmettre les informations de manière claire et précise, en adaptant le discours en fonction de votre interlocuteur afin qu’il soit appréhendé de la meilleure des façons et d’éviter toute incompréhension ou malentendu, qui pourraient générer de la frustration de part et d’autre.
Les bénéfices d’une communication réussie
Si vous souhaitez accroître l’efficacité de vos équipes, misez sur la communication. En effet, cet élément est source de multiples bénéfices, qui assureront la réussite de vos projets.
La communication est la clé de voûte de l’esprit d’équipe :
- Améliore les relations au sein de l’équipe : permet de créer un climat de confiance et une ambiance de travail agréable et fédératrice
- Accroît l’engagement des membres et leur implication : facteurs clés de la motivation de vos collaborateurs, qui favorisera l’efficience de vos équipes
- Favorise la créativité et l’innovation : la bienveillance et l’écoute permettent à vos collaborateurs d’exprimer librement leurs idées.
Nos conseils pour améliorer votre communication interne
1. Préciser les missions de chaque membre de votre équipe
Indispensable au bon fonctionnement d’une équipe, la définition du rôle et des responsabilités de chacun servira grandement à l’organisation de vos projets et à la communication entre vos collaborateurs.
Il s’agit également de définir précisément vos attentes, les missions, ainsi que les délais d’exécution des diverses tâches afin de mener un suivi, au service des collaborateurs, qui apprécieront l’organisation claire et précise, mais également en faveur du projet, qui se déroulera selon des étapes définies au préalable, garantes de l’aboutissement de celui-ci. Cela permettre à chacun de pouvoir avoir une vision d’ensemble de l’organisation et du rôle de chacun des collaborateurs.
Par exemple, pour chaque tâche à effectuer, vous pouvez définir : le collaborateur qui se charge de réaliser la tâche, celui qui supervise et prend les décisions, l’expert sur le sujet qui aiguillera et procurera des conseils, ainsi que les personnes à informer. Ce type de processus permettra à votre équipe d’obtenir une vision éclairée du projet en cours et de renforcer la collaboration au sein du groupe de projet.
2. Susciter l’esprit d’équipe
L’esprit d’équipe est le moteur qui permettra à vos collaborateurs de développer un sentiment d’appartenance à votre entreprise et de s’investir pleinement dans les activités dans lesquelles ils sont impliqués.
Facteur clé du succès de votre équipe, les activités informelles favoriseront grandement l’entente professionnelle entre vos collaborateurs. Allant du déjeuner partagé ensemble, au séminaire d’entreprise, tous ces moments passés seront au service du bon fonctionnement de votre équipe de travail. La convivialité induite par ces actions permettra de développer une atmosphère chaleureuse, favorable à une dynamique de travail positive et fructueuse.
Fédérer votre équipe autour de valeurs fortes et concrètes afin de donner du sens aux actions des collaborateurs. Les valeurs jouent un rôle essentiel dans la construction de la culture d’entreprise, favorisant l’adhésion et l’engagement de vos équipes. La vision de l’entreprise est fondée sur les valeurs qui la caractérise. Le défi réside dans leur mise en œuvre et leur respect sur le long terme. Il est primordial de les faire vivre au quotidien et de les concrétiser afin qu’elles aient une réelle signification auprès de vos collaborateurs.
3. Employer les outils adaptés
La gestion de projets nécessite d’avoir recours à des logiciels appropriés, facilitant la collaboration et la communication entre les différents acteurs.
La productivité de vos collaborateurs sera intimement liée aux outils que vous mettez à leur disposition pour communiquer et coordonner leurs actions. L’organisation est un défi de chaque instant en entreprise, qui est rendue possible grâce à la mise en place d’outils qui leur permettront d’attribuer et de planifier les tâches de chacun, tout en ayant une vision globale des actions menées par l’équipe.
En outre, l’ubiquité des documents est indispensable, permet un gain de temps non négligeable et se révèle propice au travail à distance, d’autant plus important avec la recrudescence du télétravail. Sans cette mise en place, vos collaborateurs se heurterons à des recherches chronophages, tant pour eux que pour leur équipe, ce qui affectera amplement l’aboutissement du projet.
Par ailleurs, la mise en place d’outils de gestion de projets permet de suivre efficacement l’avancée du projet, d’échanger aisément sur les points bloquants et d’obtenir une vision d’ensemble des actions menées en sa faveur.
4. Prendre le temps de s’entretenir avec ses collaborateurs
Il est capital de donner l’opportunité à vos collaborateurs d’exprimer leurs souhaits, déceptions et attentes afin de ne pas laisser une éventuelle frustration s’installer. C’est l’occasion d’échanger sur sa propre vision et ses aspirations professionnelles. Considérer chaque individu est essentiel à la communication, cela permet de comprendre les ambitions de chacun et d’effectuer des ajustements en conséquence, en fonction des nouveaux besoins, qu’ils émanent de l’entreprise ou du collaborateur.
Aussi, il est important de communiquer votre niveau de satisfaction, de suggérer des axes d’amélioration et de féliciter vos équipes. La reconnaissance est un levier important de la motivation de vos collaborateurs, qu’il ne faut surtout pas négliger. L’intérêt est de maintenir une bonne dynamique au sein de l’équipe, que chacun trouve sa place et soit épanoui.
Vous l’aurez compris, la communication est un pilier de l’entreprise, il est donc primordial de la considérer à ce titre. Les réunions, qu’elles soient formelles ou non sont indispensables au bon fonctionnement de vos équipes, qui seront ravies de partager ces moments.